Strategii de comunicare eficientă

Atât managerii, cât și subalternii lor, pot îmbunătăți comunicarea diagnosticând la timp problemele întâlnite în codificarea, transmiterea, decodificarea și reacția la comunicare.

Abilitățile de comunicare sunt foarte importante pentru a obține succes în cariera pe care ne-o dorim. Pentru a comunica corect, ar fi bine să vă ordonați gândurile înainte de a le transmite. Încercați să folosiți imagini, diferite grafice, bancuri, pentru a exprima lucruri mai complicate, astfel încât esențialul să fie mai ușor de reținut. Atunci când vi se comunică ceva, adresați întrebări pentru a vă asigura că ați înțeles corect ce vi s-a spus. Încercați să acordați atenție maximă persoanelor cu care comunicați și respectați-le opiniile.

Pentru a deveni un antreprenor de succes sau un angajat apreciat, ar fi bine să analizați felul în care comunicați cu cei din jur. Asigurați-vă că limbajul corpului transmite mesajele pe care le exprimați pe cale verbală și nu uitați că comunicarea creează și menține întreaga societate.

Comunicarea eficientă implică un schimb de informații între două sau mai multe persoane, precum și obținerea feedback-ului de către persoana care a emis mesajul.

În continuare vă voi descrie câteva strategii de comunicare eficientă, care vă vor ajuta pe parcurs să ajungeți acolo unde v-ați propus, să construiți relațiile pe care vi le doriți și să deveniți mai deschiși spre comunicare cu cei din jurul vostru.

Primii pași pentru o comunicare eficientă sunt:

1. Creșterea nivelului de încredere

   Crearea unui climat de încredere depinde strict de manageri. Ei ar trebui să discute deschis cu ceilalți salariați și să comunice asertiv, nu agresiv. Climatul de încredere se poate realiza prin respectarea mai multor reguli:
   
   
   • Utilizarea unui discurs descriptiv în locul celui evaluator (oferiți și cereți informații în loc de a ruga, blama sau amâna judecata, respectiv decizia);
     
     
   • Orientarea către rezolvarea problemei (colaborare reciprocă, și nu controlul celuilalt);
     
     
   • Atitudine spontană și onestă;
     
     
   • Enunțarea clară și fără echivoc a scopurilor;
     
     
   • Evitarea manipulării celorlalți;
     
     
   • Luarea în considerare a sentimentelor, problemelor și grijilor celorlalți;
     
     
   • O atitudine egalitară și nu de superioritate față de ceilalți;
     
     
   • Discutarea, analiza oricărei acțiuni și evitarea dogmatismului.

2. Conducerea productivă a ședințelor

   De cele mai multe ori, directorii conduc ședințele într-un mod total neproductiv, nefăcând altceva decât să comunice subalternilor niște concluzii sau informări care la fel de bine ar fi putut fi prezentate în note transmise personalului implicat.
   
   O ședință trebuie să respecte următorii pași:
   
   
   • Determinarea scopului înainte de convocarea ședinței (adică, ce anume dorește să se obțină în rezultatul ședinței);
     
     
   • Informarea participanților despre convocarea ședinței și ce trebuie să pregătească ei;
     
     
   • Stabilirea orei de începere și a duratei ședinței;
     
     
   • Pregătirea pentru ședință (rezervarea unui spațiu corespunzător, a unui interval de timp bine stabilit și agreat de majoritatea participanților, identificarea participanților, schițarea agendei și distribuirea materialelor necesare în avans);
     
     
   • Fixarea agendei (în agendă vor fi specificate punctele importante ale ședinței, întrebările, informațiile necesare și aproximativ cât timp se va aloca fiecărei probleme);
     
     
   • Începere ședinței la timp;
     
     
   • Conducerea corespunzătoare a ședinței (directorul sau un alt membru al echipei convoacă ședința la timp, notează și respectă intervalul de timp alocat fiecărei probleme în agendă și încurajează participarea tuturor la discuție);
     
     
   • Limitarea digresiunilor de la subiect;
     
     
   • Realizarea unei atmosfere destinse și pozitive (fără critici la adresa vorbitorilor);
     
     
   • Sintetizarea discuțiilor;
     
     
   • Anunțarea la sfârșitul ședinței a deciziilor cheie luate și stabilirea responsabilităților pentru îndeplinirea lor și a termenelor limită;
     
     
   • Încheierea ședinței la ora anunțată.
     

3. Schimbarea structurii organizatorice

   Organizațiile moderne au redus drastic ierarhiile, aplatizând într-un fel sau altul structurile, în locul structurilor piramidale apărând mai degrabă structuri circulare. În acest fel comunicarea laterală a crescut.
   
   Structurile de tip rețea, orientate pe echipă, încurajează comunicarea între salariați. Genul acesta de schimbare crește interactivitatea, oferind mai multă responsabilitate și autonomie personalului aflat la nivelurile mai joase și atribuind mai multă putere celorlalte categorii de personal.

4. Toate barierele de comunicare trebuie evitate pentru a îmbunătăți comunicarea

   Deseori între șefi și subordonați, pot apărea bariere de comunicare de genul:
   
   
   • Diferențe de personalitate și percepție: persoane cu pregătire, cunoștințe, valori, așteptări, experiență și interese diferite percep același fenomen în mod diferit. De aceea, pentru a evita astfel de situații, ar fi de dorit ca în cadrul unei companii să se susțină anumite valori și tradiții care i-ar apropia pe angajați și i-ar determina să aibă unele trăsături comune.
     
     
   • Reacții emoționale: de furie, dragoste, ură, frustrare, etc., acestea influențând felul în care înțelegem mesajele și modul în care le transmitem celorlalți. Iar pentru a trece de această barieră, ar fi de dorit ca în cadrul întreprinderii să se creeze un climat liniștit și o atmosferă relaxantă.
     
     
   • Idei preconcepute: de foarte multe ori se întâmplă să înțelegem un mesaj într-un anumit fel, deoarece considerăm că este imposibil ca acesta să aibă și o altă interpretare decât cea la care ne gândim noi. De aceea, ar fi bine câteodată să ne punem în locul interlocutorului, să-i ascultăm cu atenție părerea și apoi să facem careva concluzii.
     
     
   • Solicitări conflictuale ale rolului: rolul de lider le cere șefilor să îndeplinească funcțiuni profesionale și socio-emoționale, adică să coordoneze și să controleze munca subordonaților și, simultan, să acorde atenție nevoilor sufletești și dorințelor acestora. Mulți șefi au dificultăți în echilibrarea acestor două aspecte. Ar fi corect ca o persoană care a fost investită în funcția de șef, să nu uite de nevoile angajaților urmărind doar controlul acestora.
     
     
   • Efectul de filtrare: tendința de a evita comunicarea știrilor proaste celorlalți. Acest aspect se întâlnește atât la nivelul directorilor, cât și al subordonaților. De multe ori, șefii au șovăieli în a comunica subordonaților veștile nu prea bune sau știrile proaste de care sunt parțial responsabili. La rândul lor, subordonații evită să comunice veștile rele de care sunt răspunzători și care ar putea genera reacții negative din partea șefilor. În acest caz, ar fi mai bine să se spună adevărul la timp, pentru a întreprinde oarecare acțiuni de corectare a unor greșeli sau de prevenire a unor situații neplăcute.
     
     
   • Efectul statutului funcției: tendința șefilor de a pune prea puțin preț pe subordonații lor. S-a constatat că statutul membrilor unui grup afectează modelul de comunicare, manifestându-se dorința de a comunica mai degrabă cu oamenii care au același statut. De aceea, fiind un antreprenor sau un șef, ar fi bine să luați în calcul acest detaliu și să comunicați cu fiecare dintre angajați pentru a stabili relații mai prietenoase și totodată pentru a le afla ideile și doleanțele.
     
     
   • Timpul: trăim într-un secol al vitezei, unde ni se cere promptitudine, atitudine pozitivă și pe cât posibil perfecțiune la locul de muncă. Nu m-ai avem timp și nici chef pentru a comunica cu cei din jur (șefi, colegi, subordonați). Dar ar fi bine s-o facem, pentru că zilele trec, viața nu stă pe loc, ne grăbim zilnic să facem unele lucruri, fără a discuta cu oamenii ce ne înconjoară și fără a reuși să ne bucurăm de prezent.
     
     
   • Diferențele dintre sexe: bărbații și femeile au stiluri diferite de a comunica. Femeile cer întotdeauna informații, în timp ce bărbații evită acest lucru. Unele studii au demonstrat că femeile se exprimă mai politicos, dar și mai ezitant, în timp ce bărbații comunică mai direct și mai autoritar.

Pentru a atrage atenția interlocutorului și a spori credibilitatea acestuia, ar fi bine să alegeți temele potrivite pentru discuție, să nu uitați de folosirea unui limbaj adecvat, să formulați mesajele corect din punct de vedere gramatical și să spuneți întotdeauna lucruri adevărate.

Cu siguranță, respectând aceste strategii de comunicare eficientă, veți obține mai multe rezultate pe plan profesional, mai mulți prieteni adevărați și o împlinire sufletească pe care nu toți o au în zilele de astăzi.